Privacy

Bij Ortessa vinden we het belangrijk om open en transparant te zijn. Daarom leggen we graag uit welke persoonsgegevens we van je verwerken wanneer je solliciteert, waarom we dat doen en hoe we zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Fijn dat je interesse hebt in een functie bij Ortessa. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens van jou. We zorgen ervoor dat jouw gegevens veilig worden behandeld en alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor je ze met ons deelt. In deze privacyverklaring lees je wat er met jouw gegevens gebeurt, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Ortessa is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van werving en selectie. Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw gegevens kun je contact opnemen met onze HR-afdeling via hr@ortessa.com.

Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je solliciteert kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens;
• CV en motivatiebrief;
• Opleidings- en werkervaring;
• Aantekeningen uit sollicitatiegesprekken;
• Eventuele referenties die jij zelf verstrekt;
• Correspondentie die plaatsvindt tijdens de sollicitatieprocedure.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om jouw geschiktheid voor een functie te beoordelen. Gegevens die wettelijk niet verwerkt mogen worden tijdens de sollicitatieprocedure, zoals gezondheidsgegevens of een BSN, vragen wij niet op.

Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens om:

• jouw sollicitatie te beoordelen;
• contact met je op te nemen over jouw sollicitatie;
• sollicitatiegesprekken te plannen en voeren;
• jouw geschiktheid voor een functie te beoordelen;
• de werving- en selectieprocedure zorgvuldig te laten verlopen.

Gebruiken wij AI?

Binnen onze werving- en selectieprocessen kunnen ondersteunende digitale hulpmiddelen worden gebruikt, bijvoorbeeld voor het verwerken, ordenen of zoeken van informatie binnen sollicitatiesystemen.

Ortessa neemt geen geautomatiseerde beslissingen over aanname of afwijzing van kandidaten zonder menselijke beoordeling. Besluiten over sollicitaties worden altijd genomen door HR-medewerkers en/of leidinggevenden.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Je gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die deze nodig hebben voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure, zoals:

• HR-medewerkers;
• betrokken leidinggevenden;
• systeembeheerders voor zover noodzakelijk voor technisch beheer.

Daarnaast maken wij gebruik van HROffice Recruitment voor het verwerken van sollicitaties. Met deze leverancier zijn afspraken gemaakt over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid.

Delen wij jouw gegevens met derden?

Wij verstrekken jouw gegevens niet aan derden, tenzij:

• dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure;
• wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
• jij hiervoor vooraf toestemming hebt gegeven.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wanneer je niet wordt aangenomen, verwijderen wij jouw persoonsgegevens uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

Met jouw toestemming kunnen wij jouw gegevens langer bewaren om je te benaderen voor toekomstige vacatures. In dat geval bewaren wij jouw gegevens maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure. Je kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongeoorloofde verwerking.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• jouw gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• toestemming in te trekken wanneer verwerking daarop gebaseerd is;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kun je indienen via hr@ortessa.com. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Vragen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze HR-afdeling via hr@ortessa.com.